Comment j'ai arrêté d'utiliser Excel pour gérer mes bénévoles de festival

Le tableur, ce vieux compagnon

Dans le monde associatif et du spectacle vivant, Excel — ou son équivalent LibreOffice — est devenu le couteau suisse universel. Planning des bénévoles, contacts, horaires, missions de chacun : on y met tout. Et au début, ça marche.

Le problème, c'est au début.

Dès qu'on dépasse une dizaine de bénévoles et quelques représentations, le tableur se transforme en monstre à plusieurs têtes. Chacun a sa copie. Personne ne sait laquelle est la bonne. Et la version planning_FINAL_v3_OK_jerome.xlsx finit par coexister avec planning_CORRECTED_Marie_2.xlsx dans la boîte mail de tout le monde.

J'ai vécu ça des dizaines de fois. Et je ne suis clairement pas le seul.

Ce qui se passe vraiment le jour J

Le soir du festival, à 19h45. Quelqu'un envoie un message dans le groupe WhatsApp : "C'est qui qui s'occupe de l'accueil côté jardin ?" Tout le monde cherche le bon document. Personne ne l'a sur son téléphone. Ou si, c'est la mauvaise version — celle d'avant la dernière modification.

Les bénévoles, eux, ont reçu trois mails différents avec trois plannings légèrement différents. Ils font de leur mieux. La bonne volonté est là. Mais la friction, elle, est bien réelle. Et elle fatigue tout le monde : les responsables, les bénévoles, et in fine les spectateurs qui attendent à l'entrée.

Ce n'est pas un problème d'organisation. C'est un problème d'outil.

Le tableur gère des données. Pas des humains.

Un tableur est parfait pour calculer, trier, filtrer. Il est structurellement inadapté pour coordonner des équipes en temps réel.

Ce dont on a besoin pour gérer les bénévoles d'un festival ou d'un lieu culturel, c'est différent :

• Une source de vérité unique — pas cinq copies qui divergent
• Un moyen simple pour les bénévoles de s'inscrire sans créer un compte
• Une vue globale des besoins vs inscrits, en temps réel
• Une feuille de route individuelle pour le jour J — claire, lisible sur mobile

Rien de tout ça n'existe dans un tableur. Et bricoler des macros ou des Google Sheets partagés ne règle que partiellement le problème — tout en en créant de nouveaux.

Ce que j'ai construit à la place

Après trente ans à gérer des événements de A à Z — du premier coup de téléphone jusqu'à la fermeture de la porte après le dernier bénévole — j'ai voulu créer l'outil que j'aurais voulu avoir dès le début.

C'est ACCUEIL.

Le principe est simple : une fiche événement centrale qui regroupe tout (horaires, représentations, contacts, timeline, documents), un planning global qui montre en un coup d'œil les besoins par créneau et qui est inscrit, et un portail bénévole accessible par lien sécurisé — sans compte à créer, sans mot de passe à retenir.

Le bénévole reçoit un lien. Il clique. Il voit les créneaux disponibles, il s'inscrit. C'est tout.

La feuille de route : ce qui change vraiment le jour J

Ce que j'ai voulu absolument intégrer, c'est la feuille de route bénévole. Parce que c'est le moment de vérité.

Le jour J, chaque bénévole a accès à sa feuille de route personnalisée : ses créneaux à lui, ses contacts utiles, ses missions, les repères de lieu. Lisible sur téléphone. Imprimable pour ceux qui préfèrent le papier.

Plus de message WhatsApp à 19h45. Plus de "c'est quelle version ?". Chacun sait quoi faire, où, et à quelle heure.

Est-ce que ça convient à votre structure ?

ACCUEIL est conçu pour les lieux culturels, théâtres, salles de spectacle, festivals et associations qui gèrent des événements avec des bénévoles. Petites structures comme grandes.

Nous sommes en phase de lancement et cherchons des structures partenaires pour tester l'outil, donner leur avis, et contribuer à le faire évoluer. L'accès est gratuit pendant cette phase pilote, avec un accompagnement personnalisé inclus.

Si vous vous reconnaissez dans ce que vous venez de lire, une démo de 20 minutes vaut mieux qu'un long discours.